Virtual Data Room per M&A: Devi Conoscere Questi Dettagli
Una strategia da usare per affrontare con efficienza l’universo delle fusioni e acquisizioni è avere uno strumento che metta a disposizione il giro d’affari target.
A questo punto non sorprende come un servizio altamente qualificato come quello delle data room virtuali possa ottenere un così ampio e meritato successo. Per di più da tutto il mondo accompagnando in pochissimo tempo quasi un milione di clienti centrando quello che è l’obiettivo prefissato con largo anticipo negli studi manageriali più importanti.
Le data room virtuali sono oramai molto affermate per la loro versatilità in mercati differenti e per la precisione quando accompagnano un flusso di documenti caratterizzati da un’importanza e una sensibilità di dati di carattere superiore, organizzati al meglio senza compromettere globali dettagli privati.
Da Dove Cominciare e Come Utilizzare Una Data Room per fusioni e Acquisizioni?
La velocità e l’accuratezza sono sempre i fattori chiave nell’attività di fusione e acquisizione (M&A). È fondamentale prestare attenzione alla due diligence o, come viene definito, la fase critica all’interno di un processo, che comporta la raccolta e l’elaborazione di un grosso volume di dati sensibili, tutti da scambiare in maniera sicura tra le parti.
All’interno di questo contesto, le M&A data room virtuali (o VDR M&A) estendono un’incredibile opportunità. Questi software o applicativi sono dotati di specifiche mnemoniche avanzate che possono trattenere e superare i documenti contenenti informazioni garantite in uno stream di lavoro ottimizzato proprio per il settore M&A.
Per queste ultime, nondimeno il contenuto di M&A permette che le varie dataroom M&A quali archivi digitali e non, costituiscano un fondamentale database ricco di privacy. L’efficace commistione di una documentazione privata ad alti livelli di protezione della privacy e qualsiasi tipo di documentazione volta ad una stretta collaborazione aziendale, ottimizza la progettazione della comunicazione sinergica tra gli shareholder diminuisce i rischi per tutto ciò che concerne le questioni legali e anti fraudolente.
Cosa Sono le Fusioni e Acquisizioni?
Le fusioni e acquisizioni (M&A) sono alcune tra le più interessanti e proficue operazioni societarie attualmente a disposizione dei buyer e dei seller di importanti realtà commerciali.
Questo tipo di attività commerciale, di fatto comporta la combinazione di due o più entità aziendali che decidono di dare una sferzata al proprio business, favorendo l’interazione con un’altra realtà al fine di potersi arricchire (non solo in termini di denaro) vicendevolmente.
Queste possono includere:
- Fusioni: due aziende si uniscono in un’unica entità e proseguono per uno scopo comune.
- Acquisizioni: una società acquista un’altra e trae beneficio anche dei clienti che l’azienda acquistata aveva precedentemente conquistato, oltre che ai lavoratori più brillanti.
- Joint ventures: due aziende creano una nuova entità condivisa, portando il sapere acquisito fino a quel momento, il proprio pacchetto clienti e tutte le eccellenze che desiderano condividere.
Naturalmente, prima di eseguire una qualsiasi di queste transazioni, è necessario avviare una collaudata fase di due diligence, in cui gli investitori esaminano scrupolosamente tutti i dati finanziari, legali, operativi e commerciali dell’impresa target. Proprio per questo motivo, dunque, una data room M&A virtuale è essenziale per facilitare questa fase.
Come Scegliere una M&A Data Room
Non è così semplice poter disciplinare come scegliere una data room sicura per fusioni e acquisizioni rispetto ad un’altra. Sicuramente, al giorno d’oggi il mercato offre ben più di un’opzione valida e la scelta dipende da diversi fattori:
- Sicurezza dei dati: crittografia, autenticazione a due fattori, audit trail.
- Usabilità: interfaccia intuitiva che non renda necessaria una formazione approfondita del personale e che risulta essere talvolta molto costosa, navigazione semplice.
- Funzionalità avanzate:
- Redazione automatica
- Caricamento rapido dei file
- Reportistica dettagliata
- Collaborazione: commenti e modifiche che possono essere fatte in tempo reale, notifiche e avvisi di qualsiasi cambiamento a livello documentale, gestione dei ruoli e concessione dei diversi permessi.
- Assistenza clienti: supporto tecnico 24/7 possibilmente anche nella propria madrelingua, onboarding, formazione gratuita e costante per tutte le modifiche sostanziali al software.
Tra le soluzioni VDR per fusioni aziendali più apprezzate troviamo:
| PROVIDER | PUNTI DI FORZA | PREZZO |
| Onehub | Sicurezza ad altissimi livelliSemplicità di utilizzoIntegrazioni efficaci con diversi software aziendali e non | Il prezzo può essere completamente personalizzato a seconda delle esigenze |
| Datasite | Specializzato ad altissimi livelli per le M&ADispone di ottimi strumenti di analisi | Il prezzo è da considerarsi medio-alto |
| iDeals | Dispone di un elevato sistema di sicurezzaGarantisce la massima personalizzazione agli utenti | Il prezzo rientra in quella che viene considerata una fascia media |
| Intralinks | Mette a disposizione degli utenti una reputazione che potremmo definire storicaSi occupa ottimamente della compliance globale | Il prezzo risulta essere a tutti gli effetti piuttosto alto |
Per avere maggiori dettagli, vi rimandiamo alla pagina data room pricing, dove potrete farvi un’idea più dettagliata per qualsiasi vostra esigenza.
Come Configurare una Data Room M&A: Checklist Completa
- Definizione dei ruoli e permessi
Il primo aspetto che avrete bisogno di trattare sarà certamente quello relativo all’assegnazione dei differenti ruoli da attribuire ai diversi utenti che sono coinvolti in tutte le fasi della M&A.
Si potrà dunque valutare quale partecipante avrà o meno il diritto di accedere a quelli che sono ritenuti essere dei documenti strettamente necessari alla sua attività ed escluderlo eventualmente dalla visualizzazione o dalla modifica di altri documenti.
Un ottimo approccio per tutelare la privacy dei propri clienti o del progetto stesso e limitare le eventuali fughe di informazioni.
- Organizzazione della struttura delle cartelle
Avere una struttura ben organizzata sin dal principio prevede un’ottimizzazione dei tempi di lavoro e una ricerca più rapida. Per questo motivo è bene suddividere con cura le cartelle, al fine di poter trovare in pochissimo tempo tutte le categorie di documenti ai quali siamo effettivamente interessati in un preciso momento.
Si possono, ad esempio, creare delle macro-cartelle che prevedano tutto l’aspetto legale, finanziario o commerciale e inserire di volta in volta altre sotto-cartelle per organizzare al meglio la ricerca stessa. Una configurazione ottimale renderà più semplice il lavoro dei vostri partner e permetterà loro di concentrarsi solo sui documenti di cui hanno veramente bisogno.
- Caricamento dei documenti essenziali
Tra i documenti di maggior apporto per la riuscita di tutte le vostre operazioni per completare con successo il processo di M&A possiamo certamente annoverare:
- bilanci
- contratti
- licenze
- registri fiscali
- documenti societari
Una volta che avrete concluso l’operazione di caricamento, potrete anche usufruire della categorizzazione automatica che viene messa a disposizione da alcune data room.
- Controllo qualità e redazione
Effettuare un accurato controllo della qualità è certamente un punto di svolta per chi vuole ottenere il massimo dalla propria organizzazione.
Sarebbe dunque bene effettuare una revisione completa di tutti i file per evitare che siano presenti doppioni, documenti incompleti o non aggiornati ed errori di varia natura, che talvolta possono anche essere presenti e potrebbero influenzare negativamente tutto il vostro lavoro.
- Testing degli accessi e dei log di audit
Testare il funzionamento della vostra data room virtuale prima di effettuare un’apertura ufficiale che possa finire in mano ai vostri stakeholders è sicuramente un passo importante da intraprendere.
Garantire il corretto funzionamento, l’accesso alle cartelle necessarie, verificare i permessi di ogni singolo utente (o di gruppi di utenti), verificare la registrazione dei log di audit e fare una prova in merito a visualizzazioni, download e modifiche è utilissimo.
Testati i vari scenari di utilizzo, potrete rendere pubblico tutto il vostro operato e permettere a chi desiderate di operare in totale sicurezza, garantendo una funzionalità ad alti livelli.
- Invito agli utenti e impostazione notifiche
Una volta che avrete completato tutte le verifiche, potrete dunque procedere con l’invito ufficiale agli utenti che avranno modo di accedere alla VDR.
Un fattore interessante è che ogni invito potrà essere personalizzato e potrà anche essere accompagnato da pratiche istruzioni di utilizzo, nonché da un regolamento che normi qualsiasi tipo di comportamento da adottare all’interno della piattaforma stessa.
Ad ogni utente potrà anche essere assegnato uno scadenziario che lo aiuti per l’organizzazione personale del proprio lavoro, in modo da lavorare in maniera armonica con il resto del gruppo.
- Monitoraggio dell’attività in tempo reale
Monitorare tutte le attività in tempo reale non solo vi permetterà di rendere più efficiente il lavoro che l’intero gruppo svolge, ma sarete anche in grado di risolvere in modo tempestivo eventuali problematiche che potrebbero andare a crearsi a causa della modifica o cancellazione di eventuali documenti.
Risalendo ai nominativi di chi ha avuto accesso a un determinato file, potrete evitare facilmente anguste questioni interne e agire tempestivamente sull’eventuale revoca di permessi verso chi non ha saputo rispettare il regolamento da voi imposto in precedenza.
Il monitoraggio non si limita a intervenire in caso di mancanze o disguidi, ma può essere anche uno strumento molto utile che favorisce un lavoro di gruppo coeso ed efficiente, segnalando tempestivamente gli interventi necessari per modificare file o cartelle intere.
Errori Comuni nella Gestione delle Data Room M&A
Se da un lato la gestione comune di un progetto più grande e complesso è alla base dell’utilizzo delle data room virtuali, ci sono anche delle controversie che andrebbero evitate durante la fase gestionale.
Tra gli errori più comuni che possono verificarsi, ci sono certamente:
- Il caricamento disorganizzato dei file: questo compromette l’accesso e la lettura o modifica corretta della documentazione da parte degli altri utenti.
- Mancanza di controllo sui permessi: che genera un accesso totalmente disorganizzato e mina la privacy e la sicurezza documentale di tutto il progetto.
- Scarsa tracciabilità delle attività: questo impedisce di risalire a chi ha eventualmente modificato in maniera scorretta un documento o ha sbagliato a salvare qualche dato importante.
- Assenza di redazione su documenti sensibili: una tale assenza potrebbe minare la fiducia dei vostri partner e potrebbe far propendere loro ad una scelta diversa in futuro.
- Ritardi nel caricamento dei file chiave: questi ritardi potrebbero rallentare l’intero processo del progetto e causare danni anche da un punto di vista economico.
Naturalmente, evitare qualsiasi tipo di errore si traduce automaticamente nel ridurre i rischi e garantire un flusso più fluido nella due diligence. Anche se si punta sempre alla perfezione assoluta, in un gruppo di lavoro composto da diverse persone, la percentuale per un anche minimo margine di errore è sempre presente. La cosa importante sarà agire con tempestività per risolvere nel minor tempo possibile tale errore.
Documenti Essenziali da Includere in una M&A Data Room
Per quanto riguarda i documenti essenziali che sarebbe bene includere in una data room virtuale che si occupa di M&A, possiamo elencare i seguenti:
| Statuti e atti costitutivi | Si tratta di una tipologia di documento che è alla base giuridica di ogni azienda. Qui troveremo ad esempio l’atto costitutivo della società o azienda, lo statuto aggiornato, le eventuali modifiche che si sono susseguite nel tempo e i differenti verbali delle assemblee dei soci che vanno allegate necessariamente. |
| Contratti di natura commerciale | In questa sezione andranno inseriti i contratti in essere con i diversi fornitori, i clienti, eventuali partner strategici, distributori di diversa natura. Andranno anche necessariamente evidenziate tutte quelle clausole critiche che possono comprendere risoluzioni, penali ed eventuali vincoli di esclusività. |
| Bilanci e rendiconti di tipo finanziario | Serviranno necessariamente tutti i bilanci degli ultimi cinque anni, oltre che a report finanziari trimestrali, eventuali proiezioni di tipo economico, budget futuri già previsti dall’azienda e anche qualsiasi tipo di documento che possa attestare in un qualunque modo la situazione finanziaria dell’azienda stessa. |
| La documentazione di natura fiscale | All’interno di questo pacchetto di documenti ci saranno le dichiarazioni dei redditi, tutte le certificazioni fiscali, eventuali possibili contenziosi con l’Agenzia delle Entrate, i report relativi a IVA e IRAP, le imposte locali. Tutta la documentazione utile ad una trasparenza fiscale che eviterà spiacevoli sorprese in futuro. |
| Brevetti e tutto ciò che riguarda la proprietà intellettuale | Quando si parla di proprietà intellettuale, si fa particolare riferimento ai brevetti registrati, i marchi, il diritto d’autore in generale ed eventuali licenze. |
| Contratti di lavoro | Qui possono essere racchiusi tutti i contratti dei diversi dipendenti, eventuali NDA, accordi di non concorrenza e qualunque tipo di incentivo per i partner. |
Nel caso in cui si desiderasse approfondire la questione, vale la pena dare un’occhiata alla guida completa di tutto ciò che riguarda la virtual data room due diligence.
Vantaggi Chiave delle Data Room Virtuali per M&A
Riassumere facilmente quelli che sono i vantaggi chiave di una data room virtuale per fusioni e acquisizioni è molto utile per chi ancora non fosse del tutto convinto che sia lo strumento giusto per il proprio progetto.
In questa tabella potrete capire in un attimo, quanto aiuto vi possa dare una data room settata con tutti i parametri ottimizzati per il lavoro:
| Sicurezza di tipo avanzato | Avrete a disposizione una crittografia, il controllo completo di ogni accesso e una redazione automatica che vi faciliterà il lavoro. |
| Efficienza operativa di altissimo livello | Avrete a disposizione di tutto il team di lavoro un caricamento rapido di ogni singolo file, un accesso centralizzato alla totalità delle informazioni presenti. |
| Trasparenza totale | Potrete facilmente accedere ad un audit trail dettagliato e ad una reportistica che si aggiorna in tempo reale. |
| Accesso globale | Anche gli stakeholder internazionali avranno modo di accedere alla documentazione in qualsiasi momento e da qualunque posto si trovino. |
| Time-to-deal di tipo accelerato | Poter usare in modo semplice l’intera piattaforma consente ovviamente di abbreviare i tempi della due diligence e vi farà risparmiare anche denaro oltre che tempo. |
| Risparmio in termini economici | Avrete certamente minori costi relativi alla stampa dei documenti, non dovrete pagare i costosi corrieri e non dovrete nemmeno affidarvi ad un comparto esterno di logistica. |
Conclusioni: Quello Che C’è Da Sapere In Breve
Per concludere, possiamo tranquillamente affermare che le data room M&A virtuali rappresentino a oggi uno strumento irrinunciabile sia per chi muove i primi passi verso un potenziamento della propria impresa, che per chi opera in questo settore già da diverso tempo.
Chiunque abbia dunque a che fare con degli standard di professionalità elevati e voglia permettere ai propri dipendenti una maggiore produttività e aumentare al contempo la sicurezza nella gestione di documenti importanti e che vanno preservati nel migliore dei modi, farebbe bene quantomeno a provare una data room virtuale.
Nonostante in un primo momento ci possano essere dei costi in più da sostenere, nel lungo periodo essi verranno armoniosamente ammortizzati a favore di un ambiente di lavoro migliore in tutti i sensi. Sta ora a voi cercare la miglior data room per fusioni e acquisizioni in base alle vostre esigenze specifiche.
Comprendere dunque l’importanza di una data room virtuale è essenziale per chiunque si occupi di M&A.