TOP provider di virtual data room Settembre, 2021
La virtual data room IDeals è una potente soluzione per la condivisione dei dati utilizzata da più di 4.000 aziende in tutto il mondo, tra cui molte aziende Fortune 1000 dal 2008. Questo successo si basa su un approccio continuo d’innovazione, inclusi gli sforzi costanti di R&S, la potente infrastruttura cloud e servizi immediatamente disponibili per i clienti . Con la tecnologia di condivisione dei documenti avanzata di iDeals e la sicurezza infrangibile, i negoziatori in tutto il mondo possono rispettare pienamente i requisiti di due diligence.
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Intralinks è un provider mondiale di tecnologie di gestione dei contenuti e delle soluzioni di collaborazione. Fondato nel 1996, Intralinks consente lo scambio, il controllo e la gestione delle informazioni tra le organizzazioni attraverso le loro virtual data room e le soluzioni di spazio adatte per la condivisione di dati all’interno e all’esterno del firewall aziendale. Il prodotto chiave della società, Intralinks VIA, supporta soluzioni di collaborazione strategiche per una vasta gamma di settori, tra cui servizi finanziari, scienze della vita, tecnologia e produzione.
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Merrill DataSite è una soluzione sicura per la virtual data room che semplifica due diligence nelle fusioni e acquisizioni, nella vendita, nell’offerta pubblica iniziale o in qualsiasi altra transazione che richiede uno sforzo di due diligence. Le soluzioni della virtual data room (VDR) di DataSite consentono ai clienti di completare transazioni più veloci, più intelligenti e migliori. Esplora come Merrill DataSite riduce drasticamente i tempi di transazione e gestisce le spese attraverso la presentazione dei documenti nella data room.
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Data room protetta Brainloop è uno spazio per lavoro virtuale avanzato con un’architettura completa della sicurezza, disponibile nel mondo intero 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite un browser web e le proprie applicazioni per tablet. Brainloop garantisce una collaborazione sicura in uno spazio di lavoro online protetto, fornendo una protezione end-to-end per i documenti riservati. Scopri perché le imprese in tutto il mondo utilizzano Brainloop per comunicazioni in sala riunioni, processi di ricerca e sviluppo, lavoro legale e qualsiasi altra area in cui è necessario condividere documenti riservati.
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Box è una piattaforma di gestione dei contenuti e di collaborazione sicura fondata nel 2005. Recentemente, il Box file ha introdotto un servizio di virtual data room con funzionalità avanzate di protezione, gestione dei diritti digitali e un sistema di archiviazione conveniente per caricare i contratti, i conti finanziari e altri file di due diligence. I livelli multipli di protezione proteggono le informazioni critiche per le imprese e aiutano i team e le imprese di tutta l’industria a condividere, gestire e collaborare facilmente sulle loro informazioni più importanti da qualsiasi punto, su qualsiasi dispositivo.
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Dimentica il caos nella documentazione, salvando cartelle, e intere strutture di cartelle, in un servizio protetto di condivisione e collaborazione online. Onehub ti permetterà di essere superorganizzato/a e accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo. Tutto il contenuto è al sicuro grazie a precisi controlli delle autorizzazioni che limitano i ruoli di ospite, creatore o amministratore. Impostare e lavorare sui documenti richiederà molto meno tempo grazie all’automazione e agli algoritmi intelligenti. Sarà comodo non solo per te, ma anche per i tuoi partner, con i quali anche tu puoi condividere dati in assoluta sicurezza.
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La data room virtuali Imprima è una piattaforma per l’esecuzione di transazioni commerciali complesse, che consente di connettersi con tutti i partecipanti alle transazioni, in tutto il mondo, fornendo loro le ultime informazioni in tempo reale. Tale mobilità apre delle opportunità di business del tutto nuove. È possibile utilizzare le funzioni di consulenza legale durante fusioni e acquisizioni, eseguire transazioni che coinvolgono il capitale in un ambiente digitale ultra-sicuro. Le sale dati Imprima sono incentrate sull’utente, compatibili con tutti i sistemi operativi e supportate 24 ore su 24, tutti i giorni della settimana.
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Firmex offre data room virtuali che rappresentano una soluzione completa per progetti aziendali in vari settori del mercato. Il prodotto offre una protezione affidabile dei documenti, un’automazione dei processi e uno scambio sicuro dei dati aziendali. Le funzioni di gestione, sicurezza e archiviazione dei documenti nelle sale dati virtuali sono conformi agli standard di sicurezza internazionali. Già più di centoventimila aziende hanno affidato i loro dati alle stanze virtuali di Firmex, perché questa è una soluzione aziendale moderna, oltre che un supporto tecnico ventiquattr’ore su ventiquattro a prezzi ragionevoli.
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Drooms è la data room virtuale numero uno sul mercato. Questa è una combinazione di gestione sicura dei documenti, intelligenza artificiale e tecnologia blockchain. Le sale dati Drooms garantiscono un funzionamento sicuro e confortevole in due modi: interno ed esterno. Tu e il tuo staff aziendale sarete in grado di lavorare con la documentazione in un modo molto rapido e produttivo, l’automazione contribuirà a ridurre notevolmente la routine di lavoro. E i processi aziendali esterni, come le transazioni immobiliari, le fusioni, le acquisizioni e lo scambio d’informazioni commerciali, saranno protetti grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie.
Scopri di più…I provider di virtual data room
Nell’ambiente di lavoro odierno le virtual data room (VDR) hanno rivoluzionato il processo di transazione. L’accesso istantaneo 24/7/365 da qualsiasi posizione e qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, la gestione sicura dei dati e lo stoccaggio nonché un notevole risparmio di tempo e denaro durante le operazioni commerciali sono i motivi principali per cui le aziende preferiscono VDRs anziché le data room fisici. Inoltre, la versione online delle sale d’affari fisici rimuove tutte le numerose insidie e rischi, riducendo la possibilità di affrontare una situazione imprevista.
Oggi una VDR è diventata un luogo di incontro sicuro per tutte le parti coinvolte nella transazione. Offrendo un pieno controllo durante i processi di due diligence online, questi archivi di dati online sicuri semplificano la cooperazione tra tutte le parti. La virtual data room si è evoluta per diventare uno strumento per facilitare l’intero corso della transazione, e non solo per eseguire due diligence. A parte fusioni e acquisizioni, il software di virtual data room è ampiamente utilizzato per operazioni come la sindacazione del prestito, il private equity e l’impresa. Tipicamente, le virtual data room sono ampiamente utilizzate in molte industrie, tra cui le seguenti:
- Biotecnologie
- Consulenza
- Intermediari d’affari
- Media
- Contabilità
- Farmaceutica
- Banca d’investimento
- Capitale di rischio
- Consulenti di prestito
- Produzione
- Immobiliare
- IT e telecomunicazioni
- Energia
- Assistenza sanitaria
- Legale
- Consulenti finanziari
- Governoґ
Di conseguenza, i provider di online data room si presentano sul mercato quasi quotidianamente. Molti offrono servizi simili, come l’archiviazione sicura dei dati, la gestione dei dati e la condivisione. Le altre funzioni possono variare notevolmente. Le migliori virtual data room offrono sicurezza a livello militare, supporto multilingue, ricerca a tutto testo, un collegamento interno tra i documenti e una vasta gamma di altre funzioni avanzate.
Quali Funzioni Offrono Le Virtual Data Room?
Generalmente, lo scopo principale di qualsiasi software di virtual data room è quello di mantenere, gestire e condividere in modo sicuro i dati più preziosi durante gli affari. Oltre a ciò, i provider di online data room aiutano il processo della vendita ad essere meglio preparato per l’affare e ad avere una strategia ben pianificata. Mentre il venditore può controllare tutti i documenti e prevedere tutti i pericoli e rischi. Ecco perché le principali caratteristiche da cercare in ogni virtual data room dovrebbero includere quelle seguenti:
- Gestione sicura dei dati (crittografia dei dati, protezione antivirus, prevenzione dei furti dal conto ecc.)
- Visualizzatore Scroll-Through
- Supporto dei formati di file multipli
- Gestione dei diritti digitali
- Caricamenti di massa
- I file Drag and Drop
- Strumenti di filtraggio documenti
- Possibilità di avere numerosi progetti all’interno di un unico account.
- Ricerca avanzata nell’intera VDR
- Registro attività e registro di controllo
- Compatibilità
Oltre a questo, le migliori virtual data room offrono una serie di opzioni di protezione avanzata, in particolare l’autenticazione di accesso a più fattori, la disattivazione del pulsante di stampa Print Screen, le funzionalità di domande e risposte (FAQ), l’accesso di restrizione per volta e IP, l’integrazione di Microsoft Office e filigrane dinamiche. Inoltre, molti provider di virtual data room offrono una formazione personale se necessario.
Confronto Delle Virtual Data Room
Ci sono attualmente molti archivi di dati disponibili online che può rendere difficile determinare quale scegliere per il vostro progetto. Qui di seguito potete trovare alcuni consigli utili per aiutarvi ad ottenere il massimo dal vostro VDR.
- Per trovare il giusto provider della virtual data room bisogna innanzitutto chiedersi quali funzioni richiede il vostro progetto. Bisogna capire cosa volete da un VDR. Tenete presente che quando si imposta ogni dettaglio, tutta l’esperienza sarà rafforzata.
- Bisogna leggere le migliori recensioni della virtual data room e scoprire di più come un VDR affidabile possa essere utilizzato nel vostro settore o in un progetto.
- Un altro aspetto importante nella scelta del servizio appropriato per il vostro progetto è la disponibilità di una prova gratuita. Non comprare mai un abbonamento per 6 mesi o per tutto l’anno senza utilizzare l’offerta di prova gratuita del provider scelto. Di solito, i provider di VDR offrono 1 mese, 60 giorni o 3 mesi di versione di prova gratuita. La durata della prova gratuita può variare a seconda del provider specifico.
- Scegliete solo gli archivi online dei dati che offrono il supporto 24/7/365, non solo durante le ore di lavoro che possono variare secondo il fuso orario.
- È altamente consigliabile selezionare un provider già utilizzato in numerose transazioni finanziarie complesse, incluse offerte pubbliche iniziali.
- Il provider di servizi Internet a casa e la gestione sono importanti questioni che non devono essere ignorate. Si consiglia di scegliere tali provider che non esternalizzano nessuna parte del processo di hosting dei dati o di gestione a terzi in quanto ciò può mettere a rischio i vostri dati altamente confidenziali.
- Inoltre, i provider leader offrono molte funzionalità straordinarie che non solo aiutano a raccogliere, organizzare e presentare i vostri dati online, ma anche semplificare notevolmente e fissare il tempo delle operazioni. Ecco alcune delle funzioni che potreste trovare utili:
- Sicurezza del documento
- Accesso di sicurezza
- Funzionalità
- Usabilità
- Funzionalità di reporting
- Sicurezza del documento: crittografia dei dati, backup automatico, disattivazione di Print Screen, accesso limitato per tempo e IP, filigrane dinamiche.
- Accesso di sicurezza: doppia autenticazione di accesso, gestione dei dispositivi mobili, prevenzione del furto di conto.
- Funzionalità: domande e risposte (FAQ), integrazione di Microsoft Office, attività di monitoraggio con il registro di controllo, caricamenti di massa ecc.
- Usabilità: opzione di ricerca avanzata, interfaccia intuitiva, funzioni di facile comprensione. In genere, scegliete una piattaforma perfetta sia per i principianti che per i professionisti.
- Funzionalità di reporting in tempo reale: attività di monitoraggio e registri di controllo.
- Inoltre, potrebbe essere utile trovare un provider di virtual data room che può personalizzarla in base alle proprie esigenze.
- Infine, assicuratevi di chiedere quale larghezza di banda la piattaforma scelta offre.
Queste sono questioni importanti da considerare sulla scelta della piattaforma appropriata per il vostro progetto. Suggeriamo il seguente confronto per determinare la migliore virtual data room per la vostra attività commerciale. Siete i benvenuti a leggere le recensioni, confrontare le funzioni, le capacità e le tariffe. Si consiglia di prestare maggiore attenzione agli aspetti di sicurezza e funzionalità. Ricordate che innanzitutto dovreste avere una solida comprensione di tutte le specifiche del vostro progetto e cosa richiedete da un VDR prima di iniziare.
FAQ
Una data room virtuale è uno spazio di archiviazione online multifunzione progettato per l'assistenza nelle diverse operazioni aziendali di gestione, la condivisione e l'archiviazione sicura dei documenti.
I servizi di data room virtuali offrono molti vantaggi grazie alla loro efficienza in termini di costi, accessibilità, misure di sicurezza e facilità d'uso. A differenza di quelle fisiche, le data room virtuali offrono diverse funzioni utili, come l'accesso basato su autorizzazioni per alcuni file o estensioni, ricerca estesa, crittografia e strumenti di Q&A. Inoltre, sono accessibili in qualsiasi momento e dovunque ci si trovi.
Una data room virtuale è una soluzione basata su cloud configurata tramite un'extranet proprietaria e accessibile tramite Internet. Consente l'accesso a documenti e file ai soli utenti autorizzati. L'accesso è controllato dall'amministratore di sistema.
Durante il processo di M&A, una data room (virtuale o fisica) è tipicamente il luogo dove vengono contenuti tutti i documenti necessari per la transazione. Una data room digitale è una piattaforma collaborativa che consente a più parti di condividere, accedere e rivedere i documenti riservati in modo sicuro, dato che il processo di verifica durante l'M&A è sia impegnativo che dispendioso in termini di tempo. Una data room M&A può aiutare a velocizzare il processo, riducendo i costi amministrativi mantenendo comunque i documenti sensibili in un ambiente controllato.
Una data room si considera sicura se il fornitore dei servizi VDR rispetta le norme di sicurezza, come la certificazione ISO/IEC 27001:2013 (la certificazione di sicurezza più completa per i fornitori di data room virtuali), SOC 1(SSAE 16, ISAE 3402), SOC 2 Type II, FedRAMP, HIPAA e GDPR. I migliori fornitori di data room offrono la crittografia, l'autenticazione a due fattori, le filigrane automatiche per i documenti, la revoca dell'accesso anche dopo i download e la restrizione di alcune funzioni come stampa, salvataggio e modifica per alcuni utenti.
Dopo aver confrontato le diverse data room virtuali, scegli un fornitore. Crea una lista di documenti richiesti, nomina i tuoi file e le tue cartelle seguendo una convenzione specifica e crea una struttura di cartelle e sottocartelle. Importa l'accesso ai gruppi di utenti. Prima di invitarne di nuovi, testa il sistema effettuando delle ricerche. Se tutto quanto funziona come previsto, invita altri utenti. Ricordati di aggiornare i file regolarmente.
Se sei agli inizi e sei alla ricerca di data room virtuali gratuite, potresti considerare una soluzione come Google Drive. Esistono anche altre società che offrono delle soluzioni a basso costo. Tuttavia, a seconda delle proprie esigenze di sicurezza, il numero di utenti e le dimensioni dello spazio di archiviazione, vale la pena considerare di investire in un'infrastruttura digitale affidabile. Se la sicurezza non è la tua preoccupazione principale, e non hai bisogno di diverse funzionalità, puoi considerare l'utilizzo di software di condivisione di file gratuiti.
Cerca quelle che hanno competenze e software adatti alle tue esigenze (transazioni M&A, operazioni immobiliari, raccolta fondi, ecc.). Controlla sempre la conformità del fornitore con le certificazioni di sicurezza e confronta le valutazioni e le recensioni dei venditori. Infine, chiedi un preventivo a vari fornitori di data room e valuta le offerte in base a prezzo e funzionalità.