I TOP provider di virtual data room - Marzo 2021

Nell’ambiente di lavoro odierno le virtual data room (VDR) hanno rivoluzionato il processo di transazione. L’accesso istantaneo 24/7/365 da qualsiasi posizione e qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, la gestione sicura dei dati e lo stoccaggio nonché un notevole risparmio di tempo e denaro durante le operazioni commerciali sono i motivi principali per cui le aziende preferiscono VDRs anziché le data room fisici. Inoltre, la versione online delle sale d’affari fisici rimuove tutte le numerose insidie e rischi, riducendo la possibilità di affrontare una situazione imprevista.

Oggi una VDR è diventata un luogo di incontro sicuro per tutte le parti coinvolte nella transazione. Offrendo un pieno controllo durante i processi di due diligence online, questi archivi di dati online sicuri semplificano la cooperazione tra tutte le parti. La virtual data room si è evoluta per diventare uno strumento per facilitare l’intero corso della transazione, e non solo per eseguire due diligence. A parte fusioni e acquisizioni, il software di virtual data room è ampiamente utilizzato per operazioni come la sindacazione del prestito, il private equity e l’impresa. Tipicamente, le virtual data room sono ampiamente utilizzate in molte industrie, tra cui le seguenti:

Generalmente, lo scopo principale di qualsiasi software di virtual data room è quello di mantenere, gestire e condividere in modo sicuro i dati più preziosi durante gli affari. Oltre a ciò, i provider di online data room aiutano il processo della vendita ad essere meglio preparato per l’affare e ad avere una strategia ben pianificata. Mentre il venditore può controllare tutti i documenti e prevedere tutti i pericoli e rischi. Ecco perché le principali caratteristiche da cercare in ogni virtual data room dovrebbero includere quelle seguenti:

• Gestione sicura dei dati (crittografia dei dati, protezione antivirus, prevenzione dei furti dal conto ecc.)
  • Gestione dei diritti digitali
  • Strumenti di filtraggio documenti
  • Ricerca avanzata nell’intera VDR
  • Registro attività e registro di controllo
  • Compatibilità
  • Visualizzatore Scroll-Through
  • Supporto dei formati di file multipli
  • Caricamenti di massa
  • I file Drag and Drop
  • Possibilità di avere numerosi progetti all’interno di un unico account.

Oltre a questo, le migliori virtual data room offrono una serie di opzioni di protezione avanzata, in particolare l’autenticazione di accesso a più fattori, la disattivazione del pulsante di stampa Print Screen, le funzionalità di domande e risposte (FAQ), l’accesso di restrizione per volta e IP, l’integrazione di Microsoft Office e filigrane dinamiche. Inoltre, molti provider di virtual data room offrono una formazione personale se necessario.

Ci sono attualmente molti archivi di dati disponibili online che può rendere difficile determinare quale scegliere per il vostro progetto. Qui di seguito potete trovare alcuni consigli utili per aiutarvi ad ottenere il massimo dal vostro VDR.

• Per trovare il giusto provider della virtual data room bisogna innanzitutto chiedersi quali funzioni richiede il vostro progetto. Bisogna capire cosa volete da un VDR. Tenete presente che quando si imposta ogni dettaglio, tutta l’esperienza sarà rafforzata.
• Bisogna leggere le migliori recensioni della virtual data room e scoprire di più come un VDR affidabile possa essere utilizzato nel vostro settore o in un progetto.
• Un altro aspetto importante nella scelta del servizio appropriato per il vostro progetto è la disponibilità di una prova gratuita. Non comprare mai un abbonamento per 6 mesi o per tutto l’anno senza utilizzare l’offerta di prova gratuita del provider scelto. Di solito, i provider di VDR offrono 1 mese, 60 giorni o 3 mesi di versione di prova gratuita. La durata della prova gratuita può variare a seconda del provider specifico.
• Scegliete solo gli archivi online dei dati che offrono il supporto 24/7/365, non solo durante le ore di lavoro che possono variare secondo il fuso orario.
• È altamente consigliabile selezionare un provider già utilizzato in numerose transazioni finanziarie complesse, incluse offerte pubbliche iniziali.
• Il provider di servizi Internet a casa e la gestione sono importanti questioni che non devono essere ignorate. Si consiglia di scegliere tali provider che non esternalizzano nessuna parte del processo di hosting dei dati o di gestione a terzi in quanto ciò può mettere a rischio i vostri dati altamente confidenziali.
• Inoltre, i provider leader offrono molte funzionalità straordinarie che non solo aiutano a raccogliere, organizzare e presentare i vostri dati online, ma anche semplificare notevolmente e fissare il tempo delle operazioni. Ecco alcune delle funzioni che potreste trovare utili:
  1. Sicurezza del documento: crittografia dei dati, backup automatico, disattivazione di Print Screen, accesso limitato per tempo e IP, filigrane dinamiche.
  2. Accesso di sicurezza: doppia autenticazione di accesso, gestione dei dispositivi mobili, prevenzione del furto di conto.
  3. Funzionalità: domande e risposte (FAQ), integrazione di Microsoft Office, attività di monitoraggio con il registro di controllo, caricamenti di massa ecc.
  4. Usabilità: opzione di ricerca avanzata, interfaccia intuitiva, funzioni di facile comprensione. In genere, scegliete una piattaforma perfetta sia per i principianti che per i professionisti.
  5. Funzionalità di reporting in tempo reale: attività di monitoraggio e registri di controllo.
• Inoltre, potrebbe essere utile trovare un provider di virtual data room che può personalizzarla in base alle proprie esigenze.
• Infine, assicuratevi di chiedere quale larghezza di banda la piattaforma scelta offre.

Queste sono questioni importanti da considerare sulla scelta della piattaforma appropriata per il vostro progetto. Suggeriamo il seguente confronto per determinare la migliore virtual data room per la vostra attività commerciale. Siete i benvenuti a leggere le recensioni, confrontare le funzioni, le capacità e le tariffe. Si consiglia di prestare maggiore attenzione agli aspetti di sicurezza e funzionalità. Ricordate che innanzitutto dovreste avere una solida comprensione di tutte le specifiche del vostro progetto e cosa richiedete da un VDR prima di iniziare.