Introduzione ai prezzi delle data room

Anche all’interno del mercato italiano i prezzi delle data room sono oggetto di interesse da parte di chi sta muovendo i primi passi all’interno del mondo imprenditoriale, ma anche da chi è già piuttosto avvezzo a tale circostanza.

Le funzionalità che vengono offerte sono in grado di soddisfare le diverse richieste provenienti da imprenditori a qualsiasi livello e ogni provider propone una moltitudine di tariffe che si sposano perfettamente con le esigenze specifiche di ogni singola azienda.

Si potrà valutare un piano tariffario in base al volume dei dati che verranno archiviati o un abbonamento a tempo, nel caso in cui la data room due diligence virtuale serva solo per un periodo limitato ad una acquisizione o a una fusione.

Tabella di comparazione dei prezzi delle data room

Per avere subito un’idea più chiara di quello che offre il mercato, vi proponiamo una tabella di comparazione riepilogativa, pronta a darvi una panoramica efficace di quello che potreste trovare.

PROVIDER	MODELLO DI PREZZO	CARATTERISTICHE PRINCIPALI
iDeals	Il prezzo è disponibile dietro alla richiesta di preventivo, avendo variazioni importanti tra utenti e capacità di stoccaggio dati.	La sicurezza è uno dei fattori principali a cui si dedica, attraverso GDPR compliant e risulta particolarmente facile da usare per l’utente medio.
Datasite	Si può valutare la scelta di un prezzo specifico a seconda del progetto che si intende sviluppare.	Il suo focus è incentrato sulle M&A e dispone di un efficace supporto in italiano, disponibile 24/7.
Docurex	Il prezzo in questo caso varia a seconda di quello che è lo spazio di archiviazione che vi servirà per il vostro progetto. Le fasce sono piuttosto ampie e dunque personalizzabili.	L’importanza di avere un hosting europeo non è affatto da sottovalutare, così come l’alto grado di personalizzazione che viene messo a disposizione.
Brainloop	L’abbonamento mensile prevede un costo fisso. Potrebbe essere la soluzione ideale per chi si dedica a più progetti nello stesso tempo.	Il workflow risulta essere particolarmente sicuro e la gestione avanzata dei permessi prevede che il grado di privacy sia altissimo e con meno rischio di fughe di informazioni sensibili.
SecureDocs	A disposizione dell’utente ci sono sia un piano a tariffa mensile che uno a tariffa annuale. Si potrà valutare dunque il costo in base all’esigenza personale.	Il setup della virtual data room risulta essere molto rapido e c’è anche incluso un audit trail molto utile.
Netfiles	Il prezzo anche in questo caso varia a seconda del volume dei documenti che vengono archiviati.	A disposizione di chi opta per questa scelta c’è un’interfaccia molto intuitiva ed è disponibile anche una scalabilità di tipo alto.

Le 5 Strategie di Prezzo Principali delle Data Room 

Un prezzo univoco per tutti gli utenti non è di certo la soluzione migliore e non creerebbe un mercato ricco di una positiva concorrenza. A questo proposito, i gestori di data room virtuali hanno studiato delle strategie di pagamento che possono variare come segue:

Prezzo per pagina

Scegliendo l’opzione del prezzo per pagina, si andrà effettivamente a pagare solo il numero di documenti (o pagine) caricati all’interno della piattaforma. Forse è una valutazione che oggi è andata a calare, avendo a disposizione progetti sempre più corposi e ricchi di documentazione obbligatoria.

Prezzo per utente

Questa possibilità garantisce un prezzo in base al numero di persone che accederanno alla piattaforma in base a quelle che sono le necessità dell’azienda. Di certo, è una tra le soluzioni migliori per chi ha un numero limitato di collaboratori. Di contro, non è l’ideale per chi sviluppa progetti che coinvolgono molti stakeholder.

Prezzo basato sulla capacità di archiviazione

Questa tipologia di modello è forse tra le più richieste e apprezzate. Si basa sulla quantità dei dati che vengono archiviati all’interno della data room virtuale. La tariffa che si paga è dunque proporzionale al quantitativo di GB o di TB che vengono impiegati per i diversi progetti.

Prezzo fisso mensile

Chi non vuole avere vincoli di sorta per quanto riguarda la capacità di archiviazione e il numero di utenti che possono accedere a tutta la documentazione caricata sulla piattaforma, opteranno quasi certamente per un abbonamento mensile. Particolarmente indicato se il progetto è a breve termine, permettendo una riduzione del budget da investire.

Piani annuali

In questo caso invece, attraverso un piano annuale, non ci si pone alcun limite. Si potrà avere uno spazio illimitato di archiviazione, altrettanto per quanto riguarda le utenze che accederanno alla piattaforma e, solitamente, il costo annuale è minore del costo mensile per 12 mensilità. La scelta più ovvia per chi porta avanti progetti a lungo termine e che risultano essere piuttosto corposi. 

Qual è la Migliore Struttura di Prezzi per una Virtual Data Room?

A questa domanda non si può rispondere in maniera univoca, essendoci talmente tante variabili da valutare. A seconda della grandezza dell’azienda, potrebbero esserci necessità molto dissimili da dover considerare. 

Vogliamo comunque riassumere quelle che sono le tre strutture maggiori e che meritano un’attenzione particolare:

● Canone fisso in abbonamento

Disporre di ogni caratteristica della piattaforma, versando un pratico canone fisso che non vi farà rimpiangere di aver scelto un pacchetto più economico, ma con meno personalizzazione. Una soluzione di tale genere si adatta principalmente a chi ha in mente progetti a lungo termine.

● Pagamento per numero di utenti

Se avete solo un esiguo numero di utenti che deve accedere a tutta la vostro documentazione, vale la pena valutare questa ottima soluzione. Tutto il pacchetto, per pochi utenti.

● Pagamento per spazio di archiviazione

Per chiunque desiderasse pagare proporzionalmente, in base a quanto spazio di archiviazione gli serve, potrebbe valutare questa ipotesi. Di certo, non è indicata a chi deve gestire una documentazione piuttosto massiccia.

Fattori che Influenzano il Prezzo di una Virtual Data Room in Italia

Ci sono diversi fattori che possono influenzare il costo della data room virtuale. Attraverso questa pratica tabella, si possono analizzare quelli che sono i fattori chiave e l’importanza che ne viene data dalle aziende italiane.

FATTORE	IMPATTO SUL PREZZO	RILEVANZA PER LE AZIENDE ITALIANE
Sicurezza avanzata	Decisamente alta	Di fondamentale importanza per i settori regolamentati
Supporto clienti	Medio – alta	Abbastanza utile per aziende che non hanno molto personale IT
Personalizzazione	Medio	Rilevanza notevole solo per grandi aziende o brand consolidati

Come Scegliere una Virtual Data Room: Guida per le Aziende Italiane

Questi otto passi sono quelli che dovrete considerare se siete un’azienda che sta pensando di scegliere una piattaforma, ma sta ancora valutando il prezzo delle sale dati presenti sul mercato.

1. Valutare le esigenze aziendali
   Definite quello che è lo scopo della VDR per la vostra azienda.
2. Ricercare i provider
   Individuate eventuali fornitori che operano nel mercato italiano.
3. Confrontare le funzionalità
   Esaminate i diversi strumenti offerti e come potreste usarli a vostro favore.
4. Considerare le misure di sicurezza
   Assicurarsi che la VDR offra i principi base della sicurezza, come: crittografia, backup automatici, controllo degli accessi.
5. Valutare i modelli di prezzo
   Scegliere tra canone fisso, pagamento per utenti o in base allo spazio da utilizzare.
6. Testare l’esperienza utente
   Si può richiedere una demo o una prova gratuita. 
7. Verificare il supporto clienti
   Meglio che il provider offra assistenza in lingua italiana, preferibilmente 24/7. 
8. Leggere recensioni e testimonianze
   Avere una seconda opinione, soprattutto se verificata, può essere importante.

Errori Comuni nella Scelta di una Virtual Data Room e Come Evitarli

Decidere di non fare una valutazione accurata, quando si tratta di scegliere le funzionalità e anche il prezzo delle VDR, potrebbe essere un errore che può costare caro. Andiamo a vedere cosa si dovrebbe evitare: 

1. Scegliere solo in base al prezzo, ignorando le funzionalità di sicurezza non è per nulla una buona idea, dato che potreste non ottenere il massimo dalla vostra virtual data room.
   
2. Non considerare la scalabilità rispetto ai bisogni futuri potrebbe compromettere di fatto la vostra crescita aziendale.
   
3. Ignorare l’importanza dell’esperienza utente e del supporto rischia di complicare la vita lavorativa sia a voi che al vostro team.
    

Costi Nascosti: Funzionalità Extra che Possono Incidere sul Prezzo Finale della VDR

Attenzione! Leggere sempre bene quali siano le funzionalità in più concesse gratuitamente dalla VDR che state per acquistare e quali invece sono a pagamento. I prezzi data room devono essere chiari per voi.

• Il branding personalizzato viene solitamente pagato extra e permette di poter inserire il logo aziendale e di personalizzare come si desidera l’interfaccia utente.
• Le funzionalità di sicurezza avanzata sono degli strumenti sicuramente molto utili per le grandi aziende, come il single sign-on (SSO) e la revoca dinamica dei documenti. Ovviamente, queste funzionalità in più si pagano!
• Un’eventuale alta disponibilità e accesso garantito 24/7 assicura che i tempi di attività continuino ad essere efficienti, ma sono previsti dei costi operativi.
• Anche tutti gli strumenti avanzati di gestione documentale non sono solitamente compresi nel prezzo base.
   

Considerazioni Finali 

Una volta che avrete dunque finito di analizzare con la dovuta attenzione tutti  i modelli di prezzo proposti, potrete riconoscere  quali sono i fattori chiave che si adattano maggiormente alla vostra strategia aziendale. Ora, non dovrete fare altro che prendere una decisione definitiva in merito.

Esistono tanti provider che offrono molti aspetti positivi e sicuramente vantaggiosi, ma vanno valutati da diversi punti di vista, come ad esempio, dalla sicurezza al numero di utenti che possono usare la piattaforma, dalla scalabilità all’assistenza nella propria madrelingua.

Il confronto tra le varie offerte attualmente disponibile è certamente un’ottima chiave di volta per poter scegliere il prodotto più adatto.

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