Cos’è una Virtual Data Room (VDR)?

Che cos’è una Virtual Data Room (VDR)? Molto probabilmente avrete sentito qualche collega o forse il vostro capo precedente parlarne nei corridoi dell’ufficio. Ora siete voi a dover muovere i fili dell’azienda, è magari il termine vi è tornato in mente.

Al fine di rispondere al dubbio su cos’è una data room e comprendere appieno  cos’è una virtual data room digitale, si può riassumere definendolo come uno spazio digitale sicuro per l’archiviazione, la consultazione e la condivisione di documenti riservati.

La possibilità di accedere a tutti questi dati viene rilasciata esclusivamente da un amministratore. Senza tale permesso, non si potrà né vedere né modificare, salvare, stampare alcun tipo di documento. Ecco spiegato in breve cos’è una data room virtuale, ma ci sono ancora così tante cose da raccontare, che sarebbe meglio continuare con la lettura.

Come Funziona una Data Room Virtuale?

Una data room virtuale per la due diligence  è lo strumento ideale per poter offrire ai clienti un potenziale senza fine,,  un’esperienza sicura, organizzata e controllata per quanto concerne la gestione dei documenti sensibili. Dunque, in sintesi andiamo a vedere cos’è una virtual data room e come funziona:

1. Accesso tramite piattaforma web o applicazione dedicata
   Si potrà avere accesso  alla data room attraverso un browser internet o, in alcuni casi, tramite un’applicazione installata sul proprio computer.
   
2. Login sicuro con autenticazione a più fattori
   Siccome la sicurezza non deve mai venire meno, l’accesso vi chiederà l’inserimento di nome utente e password, seguiti da un secondo passaggio di verifica (ad esempio, un codice inviato via SMS o tramite app).
   
3. Dashboard e gestione dei permessi
   Fatto il login, ci si troverà davanti ad una dashboard, solitamente molto semplice da usare, che mostra i progetti attivi, i documenti disponibili e le proprie autorizzazioni.
   
4. Caricamento, visualizzazione, commenti e restrizioni sui documenti
   Avrete modo di caricare  facilmente qualsiasi documento voi desideriate nella piattaforma. Potrete anche  visualizzarli online senza bisogno di scaricarli, apporre dei commenti  in modo riservato.
   
5. Controlli basati sui ruoli (amministratori vs utenti)
   A seconda del ruolo ricoperto in azienda, l’accesso avrà più o meno privilegi. Ad esempio, un amministratore potrà caricare, scaricare e modificare i documenti, mentre un utente potrebbe anche solo visualizzarli (e nemmeno tutti).
   

Esempio pratico

Un consulente che usa una data room M&A può caricare oltre 500 documenti riservati relativi a un’azienda in vendita. Due potenziali acquirenti ricevono un accesso temporaneo, ciascuno con regole personalizzate:

• Documenti protetti da watermark dinamici,
  
• Download disabilitati,
  
• Tutte le attività registrate in log di controllo dettagliati (chi ha aperto cosa, quando e per quanto tempo).

Dove Sono Archiviati i Dati e Quale Ammontare Caricare?

Capita cos’è una VDR, passiamo ai documenti caricati, i quali  vengono custoditi su server criptati che hanno saputo confermare in tutti questi anni un livello di sicurezza molto alto. 

Per ottimizzare ancor meglio il servizio, i dati sono il più delle volte locati in diversi Paesi, poiché dei malfunzionamenti dovuti a catastrofi naturali, blackout, ecc. possono sempre verificarsi e, in questo modo, i dati saranno sempre al sicuro e accessibili, mantenendo ovviamente tutte le caratteristiche del caso in merito a privacy, GDPR e autorizzazioni varie.

Quanto spazio può essere utilizzato?

La capacità di archiviazione dipende dal piano scelto e questo varia in base alla tariffa applicata:

• La maggior parte dei fornitori offre piani a livelli, che partono da circa 100 GB fino ad arrivare a soluzioni con spazio illimitato.
  
• Per le aziende con esigenze particolari, sono spesso disponibili piani personalizzabili, con supporto dedicato e funzionalità avanzate.
  

Una nota rassicurante

Anche se alcuni file vengono scaricati da utenti autorizzati, gli amministratori della VDR possono:

• Revocare l’accesso a distanza in qualsiasi momento
  
• Impostare una data di scadenza automatica per i documenti,
  
• Applicare restrizioni dinamiche come la disattivazione del salvataggio o l’aggiunta di watermark.

Pronto a Scoprire le Migliori Data Room?

Ecco una pratica tabella comparativa per poter cogliere ogni opportunità ora che la risposta alla domanda “vdr cos’è?” è stata esaudita.

Quali Sono i Vantaggi delle Data Room Virtuali?

Le Data Room Virtuali (VDR) offrono numerosi vantaggi rispetto ai metodi tradizionali (come le stanze fisiche o il semplice cloud storage), rendendole lo strumento ideale per la gestione sicura e professionale dei documenti riservati.

Sicurezza avanzata

Le VDR offrono una protezione superiore grazie ai seguenti vantaggi:

• Crittografia dei dati,
• Permessi personalizzati per utente o gruppo,
• Autenticazione a due fattori (2FA),
• Il watermarking dinamico consente di tracciare ogni visualizzazione.

Risparmio di tempo e costi

Rispetto alle sale dati fisiche, le VDR eliminano i costi di viaggio, stampa e archiviazione cartacea, rendendo il processo più veloce e accessibile.

• Collaborazione semplificata
• Le VDR promuovono una collaborazione efficace tra team interni ed esterni, anche in sedi diverse, garantendo un controllo completo e costante sulle attività.
• Audit trail e conformità
• Tutte le operazioni effettuate all’interno della VDR (aperture, download, commenti) vengono registrate automaticamente in log di controllo, utili per audit e compliance legale.

Accesso ovunque e in qualsiasi momento

A qualsiasi ora del giorno e della notte, in qualsiasi giorno della settimana (festivi compresi) tramite web, da computer o dispositivi mobili, sarà possibile  il controllo costante dei documenti.

• Non sussiste alcun rischio di perdita o confusione.
• Grazie alla gestione delle versioni, non sussiste più il rischio di documenti duplicati, versioni errate o file smarriti.
• Funzionalità moderne delle VDR
• È possibile eseguire la revoca remota dei file già scaricati.
• I permessi sono stati stabiliti in modo preciso: lettura, stampa, download o visualizzazione.
• Il caricamento massivo (bulk upload) consente di gestire grandi quantità di documenti in modo efficiente e rapido.
• L’impiego dell’intelligenza artificiale permette di effettuare ricerche intelligenti e veloci all’interno dei file.
• Il sistema di notifiche automatiche e di monitoraggio delle attività garantisce un controllo costante e affidabile.

Le Data Room Virtuali rappresentano uno strumento strategico per la gestione dei progetti complessi, garantendo sicurezza, efficienza e controllo.

La crescente adozione di questi strumenti trova conferma anche nei dati di mercato: il mercato globale delle VDR è stimato crescere da circa 2,66 miliardi USD nel 2024 a circa 2,98 miliardi nel 2025, con un CAGR del 21,2 %.
Ciò dimostra come le aziende riconoscano sempre più il valore strategico di una gestione documentale sicura e tracciabile.

Chi Utilizza le Data Room Virtuali?

In qualsiasi settore dove le informazioni dei propri clienti o partner risultano essere un elemento cruciale per la corretta gestione delle operazioni, le data room virtuali si rivelano essere il miglior alleato possibile.

Tra i settori più in voga troviamo:

●   Tecnologia: per la protezione della proprietà intellettuale, condivisione di brevetti, collaborazioni di tipo personale.

●   Banca e finanza: due diligence durante fusioni e acquisizioni, fundraising e trattative differenti tra investitori e quotazioni in borsa, ove la riservatezza gioca un ruolo cruciale.

●   Studi legali: per la gestione di dati sensibili, condivisione di atti giudiziari e collaborazione tra avvocati o avvocati e giudice.

●   Scienze della vita: per la gestione dei dati di una ricerca importante, trial clinici e anonimato dei pazienti.

Essendo di tipo scalabile.  le data room virtuali si adattano sia ad un’azienda con diversi anni di esperienza sulle spalle che a una startup che vuole muovere i primi passi all’interno del complesso mondo degli affari.

Data Room Fisiche o Virtuali: Qual è la Differenza?

Le data room fisiche hanno ormai fatto il loro tempo. Pur essendo considerate la norma, fino a qualche anni fa, avevano dei limiti di utilizzo che oggi non sono più pensabili, almeno, considerando come si è evoluta la nostra società. Tali limiti erano:

• Accesso limitato: bisognava spostarsi fisicamente per consultare i documenti e questo prevede un impiego di tempo e denaro
  
• Problemi logistici: coordinare appuntamenti, spostamenti e orari tra le parti non sempre compatibili
  
• Costi elevati: spese per affitto delle sale adibite ad archivio,, stampa continua della documentazione a ogni modifica,, sicurezza e trasporto
  
• Tempi lunghi: ogni aggiornamento o modifica richiede tempo e organizzazione e ogni errore costa molto in termini di stampa/acquisto carta
  

Scegliendo dunque una data room virtuale, molti di questi compiti (talvolta anche poco piacevoli oltre che costosi) non si manifesteranno più.

Confronto tra Data Room Fisiche e Virtuali

Di seguito riportiamo alcuni dati che possono di certo interessarvi:

Data Room e Soluzioni di Cloud Storage (es. Dropbox, Google Drive)

Il ben noto sistema di cloud storage (come Google Drive o Dropbox) serve per l’accesso ai file di tipo comune, mentre una data room virtuale  è pensata per la collaborazione sicura e tracciabile su documenti sensibili.

Le VDR offrono funzionalità avanzate come:

• Audit trail dettagliato,
  
• Conformità legale (es. GDPR),
  
• Permessi granulari,
  
• Scadenza dei documenti,
  
• Revoca remota,
  
• Watermarking automatico.
  

Un NDA che racchiude dati privati molto particolari non dovrebbe mai essere presente su un cloud storage. In questo caso è molto meglio avvalersi della professionalità di una data room virtuale.

Casi d’Uso Comuni delle Data Room Virtuali

I contesti aziendali all’interno dei quali poter sfruttare tutte le potenzialità delle data room virtuali sono molteplici e di seguito vengono riportati quelli più importanti:

• M&A (Fusione e Acquisizione)
  Al fine di amministrare tutta la due diligence in modo sicuro e ordinato, condividendo centinaia di documenti tra le parti coinvolte.
  
• Audit e revisione
  Al fine di poter garantire agli auditor un accesso controllato e tracciato alla documentazione aziendale, riducendo i rischi e semplificando il processo.
  
• IPO (Offerta Pubblica Iniziale)
  Per organizzare al meglio il lavoro e condividere documenti finanziari e legali in modo conforme e sicuro con investitori e autorità di regolamentazione.
  
• Raccolta fondi
  Anche nel caso in cui vogliate presentare il business plan e i dati finanziari a potenziali investitori senza rinunciare mai ad un adeguato grado di riservatezza.
  
• Partnership strategiche
  Nel caso in cui abbiate l’impellente necessità di condividere documenti riservati con partner commerciali o tecnologici in totale sicurezza.
  
• Gestione della proprietà intellettuale
  Nell’eventualità in cui dobbiate per forza di cose proteggere brevetti, licenze, codici sorgente e altre risorse intangibili durante trattative o collaborazioni.
  
• Condivisione sicura di documenti riservati
  Generalmente, per ogni contesto in cui più utenti devono accedere a file sensibili, mantenendo il pieno controllo su chi vede cosa e quando.
  
  

Quando Dovresti Considerare l’Uso di una VDR?

Ecco un elenco delle casistiche principali in cui è meglio usare una data room virtuale:

• Quando vengono gestiti dati sensibili o soggetti a regolamentazione (es. legale, finanziario, sanitario)
  
• Quando ci si avvale di collabori con stakeholder esterni (investitori, consulenti, partner)
  
• Quando è necessario tracciare e controllare gli accessi ai documenti
  
• Durante la preparazione di una fusione, acquisizione, IPO o audit
  
• Peri condividere documenti tra diverse giurisdizioni, mantenendo sicurezza e conformità
  

Conclusione: Perché le Data Room Virtuali Sono lo Standard di Sicurezza Digitale

Ora che avete sicuramente compreso il significato di virtual data room, avrete anche capito che sono di fatto lo standard più sicuro ed efficiente per collaborare su documenti riservati, offrendo un controllo totale, tracciabile e una protezione avanzata, superando di gran lunga le soluzioni tradizionali e i semplici cloud storage.

Qualsiasi azienda che gestisca informazioni sensibili, che si tratti di una startup appena fondata a multinazionali di livello altissimo, può e deve considerare l’uso di una VDR.