Condivisione sicura dei file

I professionisti e le imprese di oggi creano costantemente, consumano e condividono informazioni. Presentazioni, documenti, fogli di calcolo e immagini sono solo alcuni degli esempi dei tipi di file che le aziende devono condividere, accedere e manipolare nel corso delle loro attività commerciali. Molti di questi file sono memorizzati su computer personali, desktop e laptop, mentre altri sono archiviati su file server aziendali. Ma ovunque questi file siano memorizzati, gli utenti devono poter accederli all’ufficio, a casa o durante il viaggio. Molte organizzazioni hanno una politica di “portare il proprio dispositivo” (BYOD), consentendo ai dipendenti di accedere, condividere e manipolare i dati aziendali utilizzando i propri dispositivi personali, inclusi computer portatili, smartphone e tablet.

La possibilità di accedere e lavorare con i dati utilizzando tutti i tipi di dispositivi richiede che i file siano saldamente “sincronizzati” tra questi dispositivi. Inoltre, data la natura collaborativa delle attività centrate dei dati, i file devono essere disponibili per l’accesso da parte degli utenti esterni – partner, azionisti, fornitori o clienti. Come con tutti i dati riservati, la condivisione di file deve essere controllata attentamente.

Quando gli utenti commerciali hanno bisogno di condividere rapidamente file o documenti, spesso si rivolgono a piattaforme di condivisione di file di consumo che non soddisfano i requisiti della sicurezza aziendale e di conformità.

Gli utenti commerciali di oggi vogliono un modo semplice e sicuro per garantire la condivisione dei file nel proprio ambiente di attività che consente loro di accedere senza problemi ai propri dispositivi e collaborare con i colleghi, clienti e partner anche al di fuori del firewall aziendale.

Ci sono diversi modi che gli utenti scelgono tipicamente per la condivisione di file quotidiani, ad esempio posta elettronica, siti FTP o file sharing. L’utilizzo di e-mail per condividere i file non consente di controllare il contenuto inviato, come viene utilizzato e la quantità di copie inviate o inoltrate. I sistemi FTP tradizionali aumentano anche il rischio di violazioni della sicurezza dei dati perché gli utenti condividono le password in maniera incontrollata; il contenuto stesso può essere lasciato sui server FTP per un periodo di tempo, a volte per anni.

Le sincronizzazioni pubbliche e le condivisioni di file, come Dropbox, sono un’opzione conveniente per molti utenti e generalmente funzionano come progettati. Tuttavia, le recenti violazioni di sicurezza su tali servizi di condivisione di file portano a violazioni di riservatezza o all’incapacità di trovare i dati quando necessario.  Tali servizi di condivisione di file insicuri non dispongono di strumenti per monitoraggio, piste di controllo o altre importanti funzioni di condivisione dei file.

La tecnologia dell’informazione (IT) aziendale si occupa della mancanza di controllo sui dati riservati e del rischio di sicurezza e di conformità che presenta la condivisione di file non protetta. In poche parole, la condivisione di file non controllata è inefficiente, troppo costosa, troppo rischiosa, e mette le imprese a un rischio significativo di non rispettare i loro obblighi legali, regolatori e delle migliori pratiche.

Soluzione sicura per sincronizzare e condividere i file in Cloud

La virtual data room fornisce un’alternativa alla posta elettronica, FTP e servizi di condivisione per i consumatori, creando un’infrastruttura cloud protetta che è totalmente sotto controllo aziendale.

La virtual data room equilibra la necessità di semplicità per l’utente finale e la sicurezza, la gestione e la flessibilità richiesti dall’impresa, e in particolare IT che richiede la possibilità di gestire e controllare le attività di condivisione dei file per proteggere le informazioni critiche e le dati sull’attività dell’organizzazione.

La condivisione di file enterprise consente agli utenti di caricare e condividere i documenti, le foto, video e altri file utilizzando vari dispositivi, come smartphone, tablet e PC.

La soluzione di virtual data room consente alle imprese e ai fornitori di creare i servizi di condivisione e sincronizzazione dei file per i propri utenti, creando un’indipendenza completa della forza lavoro in modo che il team possa lavorare da qualsiasi posizione e qualsiasi dispositivo. L’accesso sicuro ai file nella virtual data room, se necessario, migliora la produttività e la collaborazione tra i team. Tra i vantaggi di una condivisione sicura dei file attraverso una virtual data room sono:

• Alternativa FTP per il trasferimento dei file di grandi dimensioni
• Accesso sicuro ai file per gli utenti BYOD (coloro che portano i propri dispositivi)
• Sincronizzazione tra i dispositivi
• Sincronizzazione tra i siti e gli uffici
• Spazi di lavoro condivisi
• Facile da imparare, facile da usare

Gestione Centrale

La virtual data room offre un dashboard globale di gestione centrale che consente agli amministratori di fornire, gestire, monitorare e supportare i singoli utenti di servizi.

Controllo completo sul contenuto

La virtual data room consente di mantenere un controllo completo sulle informazioni riservate e diventa una piattaforma di gestione dei contenuti aziendali su larga scala che permette la collaborazione sicura con i partner esterni, gli esperti e le parti interessate. Le autorizzazioni per i gruppi di utenti possono anche essere utilizzati per determinare i privilegi dell’utente per l’impostazione delle cartelle condivise di progetto. L’accesso ai documenti condivisi viene rigorosamente controllato in quanto l’amministratore gestisce e revoca le autorizzazioni per aprire, visualizzare, scaricare, stampare, copy-paste, inoltrare o in altro modo manipolare i documenti. Le politiche di gestione dei diritti digitali vengono applicate automaticamente e uniformemente a tutti gli utenti.

Sincronizzazione multipla delle cartelle

Con la sincronizzazione delle cartelle, i file degli utenti vengono sincronizzati automaticamente tra il PC o il computer portatile e la loro cartella della virtual data room, mantenendo i file accessibili e mantenendo il controllo della versione.

Collaborazione del team di progetto

La soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file di virtual data room consente agli utenti di creare spazi di lavoro sotto forma di cartelle di virtual data room per la collaborazione con i colleghi, incluse le seguenti funzioni:

• Definizione dei privilegi di accesso ai dati e impostazione d’accesso limitato
• Sincronizzazione bidirezionale delle cartelle sui rispettivi dispositivi
• Sincronizzazione unidirezionale per la condivisione di file
• Condivisione irripetibile utilizzando URL di invito a tempo limitato
• Privilegi basati su ruoli per consentire agli utenti di creare cartelle di progetto condivise

Riduzione del rischio e massimizzazione di conformità

Sicurezza per la protezione dei dati sui dispositivi, in transito e in riposo. Esso include l’autenticazione a due fattori, eliminazione remota dei dati, la crittografia dei dati, la gestione dei diritti digitali (DRM), la protezione dei documenti e l’inseguimento di accesso. Le virtual data room più avanzate consentono la crittografia DRM per proteggere i file di Microsoft Office e PDF e per esercitare il controllo sul download, la copia, la cattura dello schermo o la stampa. È inoltre supportata una visualizzazione protetta dei documenti nei browser. L’accesso ai documenti condivisi può essere revocato e rimosso; inoltre, il documento può essere “non condiviso” o reso non disponibile per revocare tutti gli accessi.

Condivisione di file multipiattaforma

La sincronizzazione e la condivisione dei file di virtual data room comprendono agenti software per Windows e Mac, nonché applicazioni per i dispositivi iOS, Android e Windows Mobile. Le applicazioni includono funzionalità di eliminazione remota per consentire la cancellazione dei dati sincronizzati nel caso di un dispositivo rubato o perso.

Interfaccia protetta

Se state usando la nostra applicazione mobile, la virtual data room garantisce che le vostre attività di condivisione di file saranno garantite al 100% senza richiedere Java add-on per gestire i grandi trasferimenti di file. Tutti gli scambi di file vengono registrati insieme all’attività e gli indirizzi IP.

Audit granulare

La virtual data room consente agli amministratori di registrare tutti gli accessi ai file e sincronizzare i processi di audit, fornendo un controllo completo e la trasparenza su come e con chi i dati sono condivisi. Ciò è essenziale per la conformità normativa e per la sicurezza. I registri di controllo dettagliati e affidabili assicurano che la vostra azienda sia sempre pronta per il controllo mentre si lavora in rigorosa conformità alle normative.

Oggi gli utenti commerciali hanno bisogno di accedere ai propri file presso l’ufficio, da casa o in viaggio. L’utilizzo di una serie di dispositivi per accedere ai file aziendali – computer portatili, desktop, smartphone e tablet – sta rapidamente diventando lo standard. La natura collaborativa delle attività commerciali nella maggior parte delle aziende richiede agli utenti di condividere i file in modo sicuro ma facile. La sincronizzazione e la condivisione dei file protetti rendono la virtual data room un requisito chiave per la maggior parte delle aziende.