Guida alla selezione
La virtual data room offre numerose funzioni di protezione dei documenti che proteggono i documenti aziendali e i dati sensibili. Le funzionalità di protezione dei documenti variano dalla filigrana alla crittografia dati a riposo con le chiavi di crittografia gestite dal cliente.
Filigrane dinamiche
Le filigrane dinamiche vengono incorporate automaticamente in ogni documento scaricato dalla virtual data room. La filigrana può contenere la data dello scarico, il nome del progetto, il nome e anche l’indirizzo IP della persona che ha scaricato il documento.
Scadenza del documento
A volte chiamato “documento autodistruttivo” o “distruzione remota”, questa funzionalità di protezione consente di revocare il diritto di accesso al documento in qualsiasi momento, anche dopo il caricamento del file dall’utente. Questa funzionalità di protezione dei documenti consente di evitare la distribuzione di documenti ingiustificati.
Visualizzazione limitata
Questa funzionalità di protezione del documento consente di bloccare le parti dello schermo durante la visualizzazione del documento nel browser Internet. Ciò aiuta a prevenire violazioni di sicurezza, come la visualizzazione non richiesta in luoghi pubblici, gli attacchi a fotocamera o uno screenshot.
Crittografia dei dati 256-Bit SSL
La crittografia 256-bit AES SSL è lo standard dorato per le operazioni bancarie e le transazioni del commercio elettronico. Scegliete i più elevati standard o la crittografia dei dati durante il trasferimento dei dati da e verso la virtual data room, e mentre i dati vengono memorizzati nella virtual data room.
Restrizioni di accesso ai documenti
La policy di protezione dei documenti consente di specificare i livelli personalizzati di protezione dei documenti. Per ogni documento nella virtual data room è possibile specificare i diritti di visualizzare, condividere, modificare o scaricare il documento originale o filigranato. Il pulsante Print Screen può anche essere limitato. È possibile specificare i diritti di accesso ai documenti per ciascun utente della virtual data room.
Backup dei dati
Il backup dei dati aggiunge un altro livello di protezione dei documenti che garantisce che i documenti caricati nella virtual data room non siano mai persi o distrutti. Scegliete la virtual data room che offre il backup dei file in tempo reale attraverso i tunnel VPN crittografati.
Scansione antivirus
Le virtual data room scansionano automaticamente tutti i documenti caricati contro virus o altri difetti. La maggior parte delle virtual data room non consentirà l’upload dei file difettosi.
Crittografia On Save/On Open
La crittografia on open cripta automaticamente il documento all’apertura per impedire l’accesso non autorizzato alla rete non protetta. La crittografia on save assicura che i documenti siano protetti durante l’archiviazione, pur rimanendo illeggibili a parti non autorizzate.
Le virtual data room si trovano nei data center fisicamente protetti con numerose misure di protezione che limitano l’accesso ai dati riservati.
Certificato SOC 2
SOC 2 è una certificazione per i centri elaborazione dati che fornisce una dichiarazione delle migliori pratiche interne per verificare la sicurezza, la disponibilità e la privacy degli archivi dei dati virtuali.
Certificato ISO 27001
ISO 27001: 2013 è la certificazione internazionale più rigorosa per la sicurezza dell’informazione nel settore delle tecnologie dell’informazione. Questo standard garantisce che i controlli appropriati aiutino a prevenire minacce alla sicurezza o vulnerabilità.
Certificato SSAE 16
La dichiarazione delle norme per Attestation Engagements 16 (SSAE 16) è uno degli standard più severi che richiede un’analisi dei controlli interni sull’informativa finanziaria. Più spesso richiesto per le data room di fusione e acquisizione, la certificazione SSAE 16 significa che la virtual data room è conforme agli standard che supportano la legge Sarbanes-Oxley (SOX).
Sicurezza dei centri elaborazione dati
I centri elaborazione dati utilizzano i sistemi di autenticazione biometrica, le guardie armate e la sorveglianza, le cassette e le gabbie protette, con l’accesso all’alimentazione elettrica ininterrotta, i sistemi di backup e sistemi di prevenzione incendi/alluvioni nei siti di centri elaborazione dati.
L’accesso alle persone giuste è un elemento integrale di una piattaforma effettiva di virtual data room. Le autorizzazioni devono essere strettamente gestite e la fornitura e la limitazione dell’accesso devono essere gestite correttamente. Le politiche e le funzionalità di sicurezza di accesso impediscono la violazione della protezione, bloccano gli accessi non autorizzati o bloccano l’accesso ai determinati elementi d’informazione.
Accesso da dispositivi mobili
La virtual data room può fornire il controllo sull’accessibilità dei documenti protetti tramite dispositivi mobili offrendo applicazioni specializzate.
Verifica a fattori multipli
Questa funzionalità di protezione dell’accesso aggiunge un altro livello di protezione richiedendo agli utenti di verificare la propria identità su un altro dispositivo per accedere alla data room. Questo passaggio impedisce l’accesso alla data room da dispositivi hackerati o rubati.
Autorizzazioni di gruppo
Il proprietario della virtual data room può creare gruppi con set predefiniti di livelli di autorizzazione di accesso. Questa funzionalità aiuta nella gestione degli utenti e aggiunge un livello extra di sicurezza.
Livelli multipli di autorizzazione dell’utente
Gli amministratori di virtual data room possono impostare livelli di accesso ai documenti per diversi utenti e gruppi di utenti che contribuiscono a migliorare la sicurezza della data room e fornire un percorso verificabile dell’attività della data room.
Accesso granulare
L’amministratore della virtual data room può fornire un accesso granulare o basato sul ruolo nella data room. Le impostazioni di autorizzazione granulare consentono di controllare chi ha l’accesso a ciascun file o cartella in base al ruolo dell’utente nell’operazione o nella posizione in azienda.
Autenticazione a due fattori
L’autenticazione a due fattori fornisce un livello extra di protezione. Gli utenti possono accedere utilizzando una password e un codice unico inviato al telefono cellulare dell’utente.
La virtual data room fornisce le funzionalità di rapporti complete e piste di audit per ogni azione o attività che si verifica all’interno di una data room. Gli amministratori possono monitorare tutte le azioni con i file.
Registri di controllo
Un registro di controllo è un record cronologico di tutto ciò che è stato caricato, visualizzato o scaricato nella virtual data room. Tutte le azioni con i file vengono registrate, incluse la visualizzazione dei file, il download sicuro, la stampa e il download.
Rapporti dettagliati della virtual data room
Ogni voce e ogni attività nella virtual data room vengono timbrati e documentati. I rapporti automatici di controllo vengono inviati automaticamente ad un amministratore di sistema alla fine di un determinato periodo.
Controllo della versione del documento
Il controllo della versione consente agli amministratori di monitorare il salvataggio automatico delle impostazioni del documento. A seconda delle impostazioni, gli utenti possono monitorare tutte le modifiche tramite la cronologia delle versioni e avere sempre la versione più recente del documento.
Notifiche
Gli amministratori e gli utenti della virtual data room a seconda dei loro livelli di autorizzazioni possono ricevere notifiche quando i documenti vengono aggiornati o vengono caricati i nuovi file.
Le funzionalità dell’interfaccia utente semplificano i processi e accelerano le attività di routine, eliminando anche la curva di apprendimento per gli utenti.
Sito web di marca
Cercate il provider che permette di personalizzare l’aspetto e la sensazione della vostra virtual data room con schemi di colore personalizzati e logo aziendale.
Caricamenti di massa
Bulk uploads e downloads (caricamenti e scaricamenti di massa) consentono di importare o esportare più file o cartelle contemporaneamente. Scegliete il provider della virtual data room che non limita la dimensione del file caricato.
Funzione di Drag and Drop
La funzionalità di Drag and Drop consente agli utenti di prendere virtualmente i file dal proprio dispositivo e inserirli nella virtual data room in modo che si carichino automaticamente.
Ricerca a tutto testo
Funzionalità avanzata di ricerca a tutto testo consente di cercare facilmente i titoli dei documenti, i meta-tag e il contenuto per parole chiave specifiche relative alla vostra ricerca, anche nei documenti scansionati.
Collegamenti nei documenti
Consente agli utenti di incorporare i collegamenti da un documento all’altro e condividere i collegamenti ai contenuti della data room con altri utenti autorizzati.
Integrazione con Microsoft Office
L’integrazione con Microsoft Office consentirà agli utenti di accedere e archiviare i file da Word, Excel e PowerPoint in una virtual data room protetta.
Sezione Q&A
La sezione Q&A (Domande e Risposte) è l’area della virtual data room in cui gli utenti possono inviare domande ad altri utenti o agli amministratori della data room di qualsiasi documento nella data room. Le virtual data room più avanzate hanno anche la possibilità di creare una sezione statica FAQ dove gli utenti possono ricevere risposte alle domande più frequenti.
Visualizzatore documenti Scroll-Through
La funzione di scorrimento consente di passare attraverso la cartella scorrendo attraverso i documenti nella cartella, mentre un documento rimane aperto. Questa funzione consente di risparmiare molto tempo per gli utenti che devono esaminare cartelle contenenti centinaia di documenti.
Attraverso una piattaforma di gestione affidabile, qualsiasi dispositivo può diventare immediatamente uno spazio di lavoro. I file esistenti saldamente nella virtual data room sono immediatamente disponibili attraverso i portali di autorizzazione a tutte le parti della transazione. Le notifiche in tempo reale forniscono aggiornamenti rapidi sull’attività recente.
Applicazioni per iPad e iPhone
La piattaforma della virtual data room deve essere progettata per funzionare sui dispositivi popolari, dai computer a tablet e smartphone, tenendo conto di questi dispositivi durante la progettazione.
Supporto multi-dispositivo
Alcune virtual data room hanno partnership con applicazioni di produttività popolari, tuttavia i virtual service provider più avanzati offrono ai propri utenti applicazioni dedicate per iOS, Android, Blackberry e Windows.
Interfaccia per i dispositivi mobili
L’interfaccia mobile ottimizzata consentirà agli utenti di accedere facilmente ai documenti e agli altri file presenti nella virtual data room dai propri dispositivi mobili.
Supporto multilingue
L’interfaccia utente multilingua aiuta gli utenti di paesi diversi ad accedere alla virtual data room nella propria lingua mentre i provider di virtual data room più avanzati offrono anche l’indicizzazione dei documenti multilingue.
Nessun Plugin necessario
Le virtual data room consentono di caricare e visualizzare i propri dati senza la necessità di installare ulteriori applicazioni o plugin di terze parti sui propri dispositivi.