La tua guida completa alle data room due diligence

Il processo di verifica conosciuto come “due diligence” (dovuta diligenza) è un processo essenziale per ogni transazione di business. È utile nei casi di acquisizioni e fusioni (M&A), nella raccolta di documenti per il settore immobiliare, nella protezione dei dati di investitori, clienti e possibili partner. Quando fai un processo di due diligence, fai una full immersion in informazioni sensibili e confidenziali come i dati finanziari di un’impresa, il suo stato economico oppure la situazione legale di un cliente.

Come ti assicuri che tutte queste informazioni siano sempre al sicuro da occhi indiscreti? Scegliendo una Electronic Due Diligence Data Room (VDR), una stanza virtuale con servizi su misura per chi fa dovuta diligenza. Grazie a questa guida, scoprirai i vantaggi di usare una VDR per il tuo business, come funzionano e quali scegliere.

Cos’è una Virtual Data Room per la Due Diligence

Quando si gestisce un’azienda (piccola, media o grande non fa differenza), è essenziale essere a conoscenza di tutti i processi e le transazioni aziendali. Uno dei modi migliori per non rimanere sempre al passo con quello che succede nell’impresa o nel servizio di consulenza è usando una piattaforma virtuale data room. Quando si tratta di documenti relativi a informazioni riservate, questioni legali o transazioni importanti, è fondamentale garantire un elevato livello di sicurezza e affidabilità per tutti gli utenti interessati.

La data room per le due diligence è la soluzione migliore per accelerare le transazioni complesse e per raccogliere dati e documenti sensibili, assicurando che solo i membri con un’autorizzazione possano accedere allo spazio virtuale. Con una VDR, la gestione dei documenti è facile e veloce, così come lo sono la condivisione e la traduzione. È anche vero che esistono molti fornitori di VDR, ognuno con i suoi pro e con i suoi contro ed ognuno con servizi diversi per transazioni diverse, come le data room per operazioni finanziarie oppure una stanza M&A data room.

I migliori provider di due diligence virtual data room

Ogni fornitore ha i suoi punti di forza, i servizi unici che lo contraddistinguono dai suoi competitor. Così come ogni fornitore ha i suoi prezzi e i suoi punti deboli. Di seguito trovi le migliori soluzioni di vdr due diligence per il mercato italiano.

Nome del fornitore	Esperienza nella due diligence	Gestione dei documenti	Facilità d’uso	Q&A
Ansarada	VDR ideale per raccogliere dati, È uno strumento di gestione dei progetti che consente una fonte centralizzata e unica	Puoi vedere chi ha visualizzato, scaricato e stampato documenti e quando lo ha fatto. Viene inoltre fornito un audit trail completo delle attività di ciascun utente fin dal primo giorno.	l’interfaccia è facile da usare e visivamente gradevole.	l’interfaccia è facile da usare e visivamente gradevole.
Imprima	offre data center con sede nell’UE e piena conformità al GDPR.	, dispone di modelli di report già pronti in Excel e formati grafici	Strumenti basati sull’intelligenza artificiale per un lavoro più comodo in una data room	funzionalità Q&A integrata con possibilità di ottenere aggiornamenti in tempo reale sullo stato di avanzamento e sull’attività delle Q&A
Ideals	Le funzionalità includono crittografia, autenticazione a più fattori (MFA), limitazione dell’accesso a tempo e IP, scadenza degli accessi, autorizzazioni utente granulari e gestione dei dispositivi mobili (MDM).	Offre ampie possibilità di personalizzazione della data room e consente la traduzione automatica dell’indice della data room in 90 lingue.	Interfaccia mobile intuitiva, app per iOS e Android, Single Sign-On, visualizzatore a scorrimento e funzionalità complete di data room, localizzazione disponibile in 14 lingue.	Facile da revisionare, consultare e modificare.
Box	Consente la condivisione di file di massa tra grandi aziende, il che la rende una delle migliori soluzioni vdr per fusioni aziendali.	Rilevatori di minacce automatiche e condivisione diogni tipo di file da qualsiasi dispositivo.	Facile da usare, non richiede nessuna formazione.	Inserisci tutte le Q&A utili al tuo team.
Intralinks	funzionalità unica che consente l’approvazione dei documenti in un unico passaggio e la pubblicazione automatizzata, riducendo i rischi, risparmiando tempo e velocizzando la preparazione della trattativa.	Include una dashboard di approfondimenti che consente di monitorare e condividere le attività a livello di gruppo, utente e documento. Offre inoltre informazioni approfondite sugli accessi ai documenti.	Offre l’indicizzazione automatica e il caricamento tramite trascinamento della selezione per un utilizzo più fluido dei documenti.	Non troppo intuitiva, anche perchè manca un’app efficiente.
Merill Datasite	Con l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) di Datasite, è possibile ottenere risultati di ricerca accurati in 14 lingue.	Inoltre, Datasite offre opzioni avanzate di categorizzazione dei contenuti e anteprima dei documenti.	Offre numerose e pratiche opzioni per il caricamento e la strutturazione dei dati: trascinamento di file e cartelle, spostamento in blocco e opzioni di ridenominazione. È possibile caricare anche file ZIP fino a 50 GB.	Alcuni utenti segnalano problemi con la visualizzazione predefinita della data room.
Drooms	offre funzionalità di sicurezza avanzate, che includono 2FA, diritti di accesso granulari sia per cartelle che per file, report sulle attività, filtraggio IP,	Gestione dei risultati. Questa funzionalità consente di evidenziare/validare potenziali aree di interesse ed esportarle in Excel.	Offre funzionalità drag-and-drop e caricamenti in batch, assegnazione automatica degli indici, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e ricerca full-text.	Modulo Q&A integrato e una funzionalità che consente di prendere appunti ed evidenziare i dati ovunque all’interno della data room. Dispone inoltre di uno strumento di traduzione integrato.

Come vedi, le opzioni di due diligence virtual data room tra cui scegliere sono molte. Per questo, siamo qui ad assisterti.

Perchè ti serve una due diligence data room

Non farti intimidire dai tanti provider e dalle tante (e diverse) caratteristiche di ognuno. È indubbio che, se lavori nel mondo della M&A, delle transazioni finanziarie, immobiliari oppure se hai un servizio di consulenza, ormai ti serve una VDR. Non c’è scampo perchè, nel mondo digitale in cui lavoriamo e viviamo, la protezione dei dati è fondamentale. Dimentica le cartelle piene di documenti cartacei, gli scaffali polverosi con libri mastri e raccoglitori antichi: la stanza virtuale è la nuova frontiera di privacy e confidenzialità. Più sicura della condivisione via email o via Google Drive, una VDR è a prova di hacker.

Come scegliere virtual due diligence data room

Ogni azienda ha le sue esigenze e ogni virtual data room Italia ha le sue peculiarità. Però, ci sono alcuni fattori che è sempre utile considerare prima di prendere la tua decisione finale. Questi fattori sono:

Il tuo budget. Ogni fornitore ha i suoi costi di abbonamento con i suoi benefici, ma la buona notizia è che alcuni di permettono di fare una prova gratuita (spesso di 14 giorni) per testare la VDR;
I protocolli di sicurezza della VDR come la crittografia, il processo per autorizzare l’accesso ai membri e le condizioni di sicurezza per eventuali app;
Considera quali sono i servizi a cui non puoi rinunciare. È la traduzione automatica dei documenti oppure l’oscuramento di dati sensibili? In base alla tua risposta, saprai quale due diligence data room fa per te;
Controlla i dettagli di storage per sapere quanto spazio ha la VDR.

In più, la maggior parte dei provider ti permette di personalizzare la VDR e la sua interfaccia con indici, categorie e colori per rendere la navigazione e la condivisione più facile. Alla fine, sei tu a scegliere la VDR e non lei a scegliere te.

I 6 vantaggi di utilizzare virtual data room for due diligence

Come avrai intuito, i benefici di fare questa scelta sono molti. Qui ne condividiamo 6, i più importanti, per te:

Sicurezza dei tuoi dati e documenti;
Accesso controllato in modo che solo chi vuoi possa accedere alla VDR, quando vuoi;
Condividi, gestisci, revisiona e traduci i tuoi documenti di lavoro in pochi clic;
Garantisci ai tuoi investitori, clienti e partner privacy e confidenzialità;
Non perderti i benefici della tecnologia (come l’IA) per gestire il tuo processo di due diligence senza preoccupazioni;
Versatile e pratica, la VDR è una soluzione perfetta anche per il settore immobiliare.

Ora che hai scoperto tutti i vantaggi, sei pronto ad iniziare questa avventura?

La tua checklist: 5 passaggi da non dimenticare

Ecco 5 semplici passaggi da seguire quando scegli la tua virtual data room per due diligence:

Compara tutti i fornitori di VDR nel mercato italiano, controlla le loro funzionalità, impostazioni e protocolli di sicurezza;
Prima di prendere la tua decisione, leggi le recensioni indipendenti di altri utenti per capire cosa funziona e cosa non funziona;
Il prezzo data room virtuale può essere proibitivo, quindi controlla che il provider abbia una prova gratuita per provare tutte le sue caratteristiche;
Non dimenticare di controllare il servizio clienti del fornitore che, per essere davvero d’aiuto, dovrebbe essere 24/7, 365 giorni all’anno;
Una volta che hai scelto la VDR, non lanciarti subito sull’abbonamento premium ma prenditi del tempo con un piano a pagamento base.

Così, in soli 6 passaggi, potrai passare dal non avere una data room sicura per fusioni e acquisizioni (e transazioni business) all’avere la stanza virtuale di cui la tua azienda ha bisogno. E, per assicurarti che la tua VDR funzioni sempre al meglio, ti consigliamo di fare un controllo di malware e di eventuali minacce almeno due volte all’anno, ovviamente con l’assistenza di un tecnico IT.

In conclusione

La due diligence è un processo in ogni tipo di azienda e sappiamo tutti quanto sia importante il tema della privacy. Non lasciarti spaventare dalle novità, ma prenditi del tempo per scegliere la giusta virtual due diligence data room per te e per il tuo business. Il nostro consiglio è di trarre vantaggio dalle prove gratuite per capire quale fornitore è quello giusto per te, senza dimenticare che puoi personalizzare la tua VDR.

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